Skip Ribbon Commands
Skip to main content

Skip Navigation LinksTIME MANAGEMENT

  
Question
Answer
1
Dept Time Administrator hendak mengemaskini rekod Melapor Diri bagi Kakitangan yang kembali bertugas selepas bercuti.

"Melapor Diri" dibawah "Actions Type" hanya akan dapat dikemaskinikan oleh Dept HR Administrator apabila pengguna kembali Melapor Diri Selepas LDP atau Melapor Diri Selepas Digantung Perkhidmatan.

Bagi pengguna yang bercuti selain dari cuti yang dinyatakan di atas, apabila tempoh cuti berakhir, secara automatik mereka akan didaftarkan melapor diri didalam sistem.

2
"Saya merupakan Dept Time Administrator tetapi tidak dapat untuk membuat rekod cuti di dalam SAPGUI disebabkan oleh error yang menyatakan 'Quota is not enough'".
Awda hanya perlu mengubah ataupun menambah kuota cuti mengikut baki yang betul dan hendaklah memastikan tarikh permulaan / akhir bagi baki dan pemotongan adalah masih sah.
3
Bagaimanakah Dept Time Administrator dapat melihat laporan kehadiran bagi Pegawai dan kakitangan di Jabatannya?

Dept Time Administrator boleh mengikuti langkah-langkah berikut:

  1. Log masuk ke SAPGUI
  2. Masukkan kod transaksi ZHRTM0013 (ini akan memaparkan "Time Event Report")
  3. Masukkan "Personnel ID".
  4. Pilih "Event Type: Clock-in atau Clock-out" (tetapi jika awda hendak melihat kedua-duanya sila kosongkan sahaja ruangan tersebut)
  5. Masukkan tarikh (sila ambil maklum bahawa tarikh yang terkini untuk dijana ialah tarikh sehari sebelum penjanaan)
  6. Klik "Execute".
4
Bagaimanakah menjana kehadiran bagi keseluruhan Jabatan?

Dept Time Administrator dinasihatkan untuk menyediakan senarai Personnel ID bagi kesemua Pegawai dan Kakitangan Jabatan terlebih dahulu dalam format Excel. Setelah selesai, sila Copy dan ikut langkah-langkah berikut:

  1. Log masuk ke SAPGUI
  2. Masukkan kod transaksi ZHRTM0013 (ini akan memaparkan "Time Event Report")
  3. Klik ikon "Multiple Selection".
  4. Klik ikon "Clipboard" untuk copy dan klik simbol .
  5. Isikan "Personnel Area" (Kod Kementerian)
  6. Isikan "Personnel Subarea" (Kod Jabatan)
  7. Masukkan tarikh (sila ambil maklum bahawa tarikh yang terkini untuk dijana ialah tarikh kelmarin)
  8. Klik "Execute".
  9. Setelah laporan dijana, eksportkan laporan berkenaan ke format Excel; Klik "List" > "Spreadsheet" > "Excel".
5
"Saya tidak dapat memohon Cuti Lebih Masa kerana terpapar error messages."
Bagaimana Dept Time Administrator boleh membantu beliau untuk membuat permohonan?

Dept Time Administrator hendaklah terlebih dahulu mengemaskinikan / menambah kuota Cuti Lebih Masa bagi kakitangan berkenaan untuk membolehkannya membuat permohonan.

6
Bagaimana Dept Time Administrator menyelaraskan kuota cuti Kakitangan?
Dept Time Administrator boleh mengikuti langkah-langkah berikut:
  1. Log masuk ke SAPGUI
  2. Masukkan kod transaksi PA61 (ini akan memaparkan "Maintain Time Data")
  3. Masukkan "Personnel ID"
  4. Pilih "Infotype: Absence Quota"
  5. Pilih "Period: All"
  6. Klik ikon "Overview"
  7. Pilih rekod yang hendak diselaraskan
  8. Klik ikon "Edit/Change"
  9. Masukkan nombor kuota yang hendak diselaraskan
  10. Klik "Save"
7
Bagaimana Dept Time Administrator memasukkan maklumat cuti yang telah dibenarkan sebelum adanya SSM?

Dept Time Administrator boleh mengikuti langkah-langkah berikut:

  1. Log Masuk ke SAPGUI
  2. Masukkan kod transaksi PA61 (ini akan memaparkan "Maintain Time Data")
  3. Masukkan "Personnel ID"
  4. Pilih "Infotype: Historical Leave Data".
  5. Pilih "Period: Start and End date of the leave".
  6. Klik ikon "Create".
  7. Pilih "Leave Type".
  8. Klik "Save".

*Untuk penjelasan yang lebih terperinci, sila rujuk pada manual Historical Leave Data User Guide.

8
Apa yang perlu dilakukan jika Dept Time Administrator memadam tanpa sengaja cuti yang telah dipohonkan oleh Kakitangan dari Front End (ESS)?
Dept Time Administrator hendaklah menghubungi SSM Helpdesk untuk bantuan menyelesaikan isu ini.
9
Berapakah maksimum baki cuti didalam SSM?

Kadar maksimum baki cuti yang dibenarkan adalah 108 hari.

Walaubagaimanapun, baki Cuti Tahunan maksimum yang ditetapkan didalam SSM adalah sebanyak 94 hari.

[108 hari - 14 hari = 94 hari) bagi Divisyen (I, II & III) yang berkelayakan Cuti Mandatori]

10
"Saya telah mencuba untuk Clock-In/Out tetapi terdapat error message 'No authorization to display data of employee number 00000000'".

Error message ini hanya akan terpapar pada hari tertentu iaitu pada 3 bulan dan 6 bulan sebelum Cuti Mandatori berakhir.

Awda boleh menghubungi Dept Time Administrator untuk memasukkan masa Clock-In/Out awda pada hari yang sama.

Awda akan boleh membuat Clock-In/Out seperti biasa pada keesokkan hari.

11
"Saya terlupa / menghadapi permasalahan apabila hendak Clock in/Out. Apa yang perlu dilakukan untuk kehadiran saya itu?"
Sila hubungi Dept Time Administrator untuk memohon bantuan memasukkan masa pada hari awda menghadapi permasalahan.
12
"Saya mencuba untuk memohon cuti, tetapi terdapat error menyatakan 'Approver does not exist'".

Ini adalah disebabkan tiada "Chief" ditetapkan pada Bahagian atau Unit pengguna.

Pengguna hendaklah menghubungi Dept OM Administrator untuk menetapkan "Chief" pada struktur organisasi Jabatan. "Chief" merupakan Pegawai yang meluluskan cuti (MSS - Manager Self Service).

13

"Saya memangku sementara sebagai MSS (Manager Self-Service) untuk Bahagian / Unit saya. Adakah saya akan mendapat akses secara automatik untuk meluluskan permohonan cuti kakitangan saya?"

Tidak, akses untuk MMS hendaklah dipohonkan oleh Dept OM Administrator menggunakan SSM User Request Form (SSMURF) dengan menyatakan peranan yang dipohonkan itu adalah sementara sahaja mengikut tempoh memangku.

Borang tersebut hendaklah dihadapkan kepada SSM Helpdesk.

Dept OM Administrator juga hendaklah menetapkan pegawai yang memangku sebagai "Chief" melalui PPOME.

14

Bagaimanakah memohon cuti melalui SSM?

Sila ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Log Masuk ke SSM.
  2. Klik "My Time"
  3. Klik tile "My Leave Request".
  4. Klik "Create Request".
  5. Pilih "Leave Type"
  6. Pilih "More than 1 day" atau "One day or less".
  7. Pilih Tarikh yang hendak dipohonkan cuti (Jumlah hari akan terpapar setelah memilih Tarikh).
  8. Sila lampirkan sehingga 4 fail sahaja (jika perlu).
  9. Isikan "New Note".
  10. Klik "Save".
  11. Status permohonan cuti akan terpapar sebagai "Sent".
15
"Komen dan catitan yang saya isikan ketika Clock in/Out tidak lagi dapat dilihat didalam rekod kedatangan saya."
Rekod kedatangan awda akan hilang selepas status bertukar kepada "Posted", tetapi masih boleh dilihat oleh Dept Time Administrator melalui backend.
16

"Saya mencuba untuk Clock Out tetapi ada error message '402 misdirected request'".

Sila ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Gunakan Google Chrome untuk log masuk ke SSM.
  2. "Clear Cache" seperti berikut:
  3. Buka Google Chrome
  4. Klik "Settings"
  5. Klik "Privacy and Security"
  6. Klik "Clear Browsing Data"
  7. Set "Time Range" kepada "last 24 hours"
  8. pada semua kotak
  9. Klik "Clear Data"
  10. Cuba Clock-In/Out sekali lagi. 
*Untuk penjelasan yang lebih terperinci, sila rujuk pada manual Menukar Tetapan Playar Web: Android User Guide.
17
"Bagaimana saya melihat jumlah baki cuti saya?"

Sila ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Log masuk ke SSM.
  2. Pilih tile "My Leave Request".
  3. Klik "Create Request".
  4. Pilih "Leave Type: Cuti Tahunan".
  5. Baki cuti terkumpul akan terpapar pada "Leave Type".
18
"Ketika saya Clock In/Out ada error message 'No Employee number is assigned to user XXXXXX'".

Ini menunjukkan ID ESS/MSS awda kosong ataupun tidak tepat pada rekod sistem backend.

Sila hubungi Dept HR Administrator untuk menukar / mengemaskinikan ID ESS/MSS awda dan cuba sekali lagi.

19
"Ketika saya Clock In/Out, mesej 'Scan QR Code' terpapar bersama kotak kosong".
Awda hendaklah menetapkan setting kamera google Chrome dengan mengikuti langkah-langkah dibawah:
  1. Buka Google Chrome
  2. Klik "Settings"
  3. Klilk "Site settings"
  4. Klik "Camera"
  5. Pastikan pautan ssm.gov.bn adalah dibenarkan. Jika tidak, cuba untuk "clear cache" dan masukkan ssm.gov.bn dan teruskan untuk Clock In.
20

"Ketika saya mencuba untuk Clock In/Out, mesej akan menyatakan 'Please switch on your GPS' walhal, GPS saya sudah dibuka".

Awda hendaklah menetapkan seting GPS Google Chrome:
  1. Buka Google Chrome
  2. Klik "Settings"
  3. Klik "Site settings"
  4. Klik "Location"
  5. Klik "Blocked"
  6. Klik "https://ssm.gov.bn".
  7. Klik "Allow"
  8. Sila cuba sekali lagi untuk Clock-In/Out
21
"Ketika melihat baki cuti saya, ada dua (2) barisan hak cuti. Apakah perbezaan nya?"

Barisan pertama menunjukkan baki yang dipindahkan dari sistem GEMS (tarikh yang merujuk pada tarikh ulang tahun perkhidmatan) manakala barisan kedua menunjukkan baki cuti yang dikira secara prorata oleh SSM (tarikh sebulan selepas tarikh ulang tahun perkhidmatan).

Oleh yang demikian baki cuti awda adalah jumlah dari kedua-dua baki cuti berkenaan.

Walaubagaimanapun, adalah dinasihatkan untuk merujuk Dept Time Administrator untuk mengetahui jumlah baki cuti yang sebenar.

22
"Apakah perbezaan pada perkiraan cuti GEMS dan SSM?"

Didalam sistem GEMS, kadar-kadar hak cuti diberikan setiap 12 bulan kalender.

Didalam SSM, bagi Divisyen I, II dan III, 14 hari (kelayakan Cuti Mandatori) hendaklah ditolak terlebih dahulu sebelum membahagikannya dengan 365 / 366 (leap year).

23
"Bolehkah saya memadam permohonan cuti dalam SSM?"

Awda boleh memadam permohonan cuti setelah status "SENT" ataupun "POSTED".

*Untuk penjelasan yang lebih terperinci, sila rujuk pada manual Employee Self-Service (ESS): Time Management User Guide.

24

Apa yang perlu dibuat jika tile MSS tidak kelihatan?

Sila pastikan Dept OM Administrator telah menetapkan Chief pada struktur organisasi Pegawai berkenaan. Chief merupakan Pegawai yang meluluskan cuti (MSS – Manager Self-Service).

Akses untuk MSS hendaklah dipohonkan menggunakan SSM User Request Form (SSMURF) melalui SSM Helpdesk.