|
Bil |
Soalan |
Jawapan |
1.
| Adakah masih memerlukan tandatangan dari pihak JPA didalam sijil Penetapan Jawatan?
| Tidak memerlukan tandatangan di pihak JPA kerana didalam sijil Penetapan Jawatan hanya akan tertera nama 'JPA
Approver' berserta Jawatan 'Approver'. |
| 2. | Adakah pihak JPA memerlukan Memo dan
hardcopy bagi permohonan tersebut?
| Tidak perlu. Semasa permohonan dihadapkan, pihak Dept HR Administrator hendaklah menyertakan surat/sijil sokongan tersebut. |
| 3. | Bagaimanakah jika permohonan yang memerlukan kelulusan dalam peperiksaan seperti Kerani Sulit/ Kerani, adakah ianya diperlukan?
| Hendaklah memastikan syarat-syarat untuk Penetapan Jawatan sudahpun diperolehi. |
| 4. | Siapakah yang akan menerima
email notification bagi tarikh Tamat Percubaan Pegawai / Kakitangan tersebut dan bila mereka akan menerimanya?
|
Department HR Administrator akan menerima
email notification sebulan sebelum tempoh Tamat Percubaan berakhir sebagai peringatan.
Nota:
1) Tarikh Tamat Percubaan bagi Pegawai / Kakitangan dan tarikh lantikan hendaklah dimasukkan semasa lantikan pertama Pegawai/ Kakitangan tersebut melalui 'PA40'.
2)
Department HR Adminstrator juga boleh menetapkan atau mengemaskinikan tarikh peringatan melalui 'PA30'. |
| 5. | Bolehkah
Department HR Administrator menjana Sijil Sokongan Penetapan Jawatan melalui SAP GUI (back end)? |
Department HR Administrator bolehlah menjana Sijil Sokongan Penetapan Jawatan melalui
transaction code, 'ZFR03' didalam SAP GUI (back end). |
| 6. | Adakah salinan Sijil Sokongan Penetapan Jawatan perlu dihadapkan ke JPA?
| Tidak Perlu. Hanya Salinan
Softcopy bagi Sijil Sokongan Penetapan Jawatan tersebut dilampirkan bagi pengesahan permohonan Penetapan Jawatan.
Nota:
1) Dokumen tersebut hendaklah menggunakan format
PDF, PNG JPEG sahaja dengan menggunakan saiz 3.5MB 2) Bagi mana-mana dokumen yang berkaitan bolehlah dilampirkan dan dimuat naik jika ianya diperlukan. |
7.
| Bagaimanakah Ketua Jabatan menandatangani Sijil Sokongan Penetapan Jawatan?
| Ada dua jenis tandatangan yang boleh dilaksanakan Ketua Jabatan: 1) Tandatangan
Digital / E-signature
- Ketua Jabatan menandatangani sijil Sokongan Penetapan Jawatan -
Department HR Administrator hendaklah menukar format Sijil Sokongan Penetapan Jawatan tersebut kepada
PDF dan melampirkan atau memuat naik file tersebut ke dalam permohonan Penetapan Jawatan. 2) Tandatangan bertulis -
Department HR Administrator perlu memuat turun Sijil Sokongan Penetapan Jawatan tersebut untuk ditandatangan oleh HOD. -
Department HR Administrator hendaklah mengimbas Sijil Sokongan Penetapan Jawatan yang telah ditanda tangan tersebut kepada
PDF dan melampirkan atau memuat naik file tersebut ke dalam permohonan Penetapan Jawatan. |
| 8. | Bilakah permohonan Penetapan Jawatan dapat dipohonkan? | Permohonan bolehlah dipohonkan setelah genap 1 atau 3 tahun.
Nota:
Department HR Administrator hendaklah memastikan semua data-data Pegawai / Kakitangan tersebut seperti Maklumat Peribadi, Rekod Perkhidmatan,
Performance Appriasal (Penilaian Prestasi),
Unpaid Leaves (Cuti Tanpa Gaji),
Grievances (Tatatertib) dan
Examination Details (Peperiksaan Kerajaan dan Kelayakan Lain) adalah dikemaskinikan sebelum permohonan diserahkan.
|
| 9. | Adakah Pegawai / Kakitangan berkenaan akan menerima notifikasi mengenai Kebenaran Penetapan Jawatan atau Dilanjutkan Tempoh Percubaan tersebut?
| Pegawai / Kakitangan berkenaan akan menerima notifikasi mengenai Kebenaran Penetapan Jawatan atau Dilanjutkan Tempoh Percubaan tersebut melalui 'Employee Self-Service (ESS') di dibawah
tile 'Employee Movement Notification'. |
| 10. | Apakah tindakan seterusnya selepas permohonan tersebut telah diluluskan oleh JPA? Dan apa tindakan yang perlu dibuat oleh
Department HR Administrator?
| Jika permohonan tersebut telah diluluskan oleh pihak JPA,
Department HR Administrator akan menerima notifikasi status bagi permohonan tersebut melalui 'Employee Self-Service (ESS)'.
Department HR Administrator hendaklah mengemaskinikan Data dan Rekod Pegawai / Kakitangan tersebut di dalam 'PA30' mengikut permohonan yang telah diluluskan. |
| 11. | Adakah permohonan Penetapan Jawatan (Probation) 'Action Type' melalui 'PA40' masih digunakan?
| Permohonan Penetapan Jawatan dan Melanjutan Tempoh Percubaan melalui 'ZEMOVADM' digunakan bagi permohonan yang memerlukan kebenaran dari pihak JPA sahaja.
Probation dibawah 'Action Type' melalui 'PA40' hanya digunakan bagi permohonan yang memerlukan kebenaran selain dari pihak JPA seperti SPA. |
| 12. | Di manakah tempat meneliti semula ulasan yang dibuat oleh
Department HR Administrator atau dari pihak JPA? | Ulasan boleh diteliti semula melalui
'Application History' tab. |
| 13. | Terdapat dua jenis pelantikan Penetapan Jawatan di Universiti Teknologi Brunei (UTB).
- Pengambilan dari SPA = Penetapan Jawatan mendapat kelulusan daripada pihak JPA.
- Pengambilan dari UTB = Penetapan Jawatan, dikemukakan melalui LPJ. Selepas 3 Tahun, ianya akan dihadapkan ke Lembaga Perjawatan untuk dimesyuaratkan dan diberikan Surat bagi Penetapan Jawatan. Dengan kata lain, bagi pengambilan UTB, ianya adalah berdasarkan Lembaga Perjawatan.
Bagaimanakan proses permohonan Penetapan Jawatan bagi perkara kedua di atas? Adakah ianya menggunakan SSM dan apakah kegunaannya? | Tidak. Pada masa ini, permohoan Penetapan Jawatan dan Pelanjutan Tempoh Percubaan hanya dapat digunakan bagi yang memerlukan kelulusan dari pihak JPA sahaja.
Oleh itu, mana-mana permohonan yang tidak memerlukan kelulusan dari JPA, tidak perlu menggunakan modul ini.
Nota:
Walaubagaimanapun, mana-mana Kelulusan Penetapan Jawatan atau Pelanjutan Tempoh Percubaan yang bukan melalui JPA,
Department HR Admnistrator masih diperlukan untuk mengemaskinikan maklumat tersebut melalui 'Action Type' dibawah 'PA40'. |
| 14. | Apakah fungsi
'Status Report'?
|
Department HR Admin atau pihak JPA boleh menjana laporan 'Status Report' untuk melihat status bagi setiap permohonan daripada Kementerian atau Jabatan melalui 'ZPA_001' mengikut tempoh masa yang dikehendaki. |
| 15. | Apakah fungsi 'Action Type Report'?
|
Department HR Admin atau pihak JPA boleh memuat turun laporan
'Action Type Report' bagi melihat/meneliti 'Action Type' jika ianya sudah dikemaskinikan oleh Kementerian atau Jabatan masing-masing melalui 'ZPA_002' mengikut tempoh masa yang dikehendaki.
Contoh: Senarai Pegawai/ Kakitangan yang dan telah diluluskan Penetapan Jawatannya dan telah dikemaskinikan didalam 'PA30'. |
| 16. | Apakah fungsi 'Summary Application Report'?
| Pihak JPA boleh memuat turun laporan tersebut bagi meneliti jumlah permohonan yang telah dipohonkan daripada Kementerian atau Jabatan melalui 'ZPA_004' mengikut tempoh masa yang dikehendaki.
Contoh: Jumlah permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan yang telah dipohonkan daripada Jabatan Pekhidmatan Awam (JPA).
|
