PERSONNEL ADMINISTRATION

 

Bagaimanakah caranya untuk  menjana Rekod Perkihdmatan ataupun Employee Portfolio Report?  

Bagaimanakah caranya menjana dan mengemaskini kursus yang telah dihadiri oleh Pegawai / Kakitangan?

Pada masa ini, belum lagi ada penjanaan data / laporan bagi kursus didalam SSM.

Dept HR Administrator bolelah mengemaskini makumat kursus Pegawai / Kakitangan melalui “PA30" > “Training" > “Create".

Error tersebut memang akan terpapar jika kriteria carian tersebut pertama kali digunakan oleh Dept HR Administrator.

Dept HR Administrator boleh mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Sila tekan ikon pada bawah sebelah kanan pada muka surat "HR Object Selection".
2. Klik ikon disebelah ikon √.
3. Tukar pilihan carian kepada “Nombor kad pengenalan" ataupun “Nama" .
   

Sila kemaskini melalui :-

1. Log masuk “SAPGUI".
2. Akses kod transaksi “PA30".
3. Akses Infotype “Family Member/Dependants".
4. Klik icon “Edit".
5. Klik rekod seterusnya sehingga terpapar rekod yang ingin dihapuskan / kemaskini tarikh.
6. Klik pada tarikh berkenaan dan seterusnya dipadam.
7. ​Klik “Save".
   

*Tarikh meninggal dunia tidak dapat dikemaskini melalui Front End (ESS).

Rekod lantikan Pegawai / Kakitangan telahpun dikemaskini sebelumnya tetapi belum selesai / tidak lengkap seperti tiada nombor Kad Pengenalan ditambah melalui “Create Personal IDs". Pengemaskinian boleh dibuat melalui:

1. Kliik “PA30" > “Select Personal IDs".
2. Isikan maklumat “ID Type", “ID Number", “Date of Issue", “Valid to", “Place of Issue" dan “Country of Issue".
3. Klik “Enter" >  “Save".
   

Ini adalah kerana, Kod Jawatan adalah 999999 (by default) dan tiada Kod Jawatan yang dipilih.

Unit/Bahagian/Jabatan bolehlah dikemaskini mengikut dimana Kementerian Pegawai / Kakitangan berkenaan dinaikkan pangkat.

Saya sebagai Department HR Administrator tidak dapat mengemaskini Rekod Perkhidmatan Pegawai / Kakitangan dan terpapar mesej error 'No authorization to maintain Actions ZM exists'.

Perkara ini boleh terpapar jika sekiranya Rekod Perkhidmatan Pegawai / Kakitangan berkenaan telahpun dipindahkan ke Kementerian lain.

Dept HR Administrator hendaklah berhubung dengan pihak JPA bagi pemindahan data yang bukan dalam Kementerian / Jabatan yang sama (Cross Ministry Transfers) melalui emel ssm.info@psd.gov.bn.

Jika saya mengemaskini rekod pemindahan Pegawai / Kakitangan pada “PA40" akan terpapar mesej error, 'Person and Position have different personnel areas'.

Maklumat tersebut  bolehlah dilihat melalui “PA30" dibawah “Historical Job Data" (bagi maklumat yang telah dimigrate dari GEMS).

Maklumat pemindahan yang telah dikemaskini didalam SSM bolehlah dilihat melalui “PA30" dibawah infotype “Actions".

1. Pilih Jawatan yang hendak dikemaskini melalui “PPOME".
2. Klik 2 kali pada Jawatan berkenaan.
3. Dalam rekod “Basic Data", sila tekan ikon seterusnya pada Jawatan berkenaan.
4. Klik ikon ketiga sebelah kiri.
5. Kemaskini tarikh kepada 31.12.9999.
6. Kemaskini nama Jawatan.
7. Tekan “Save" hanya selepas nama Jawatan dan tarikh ditukar.
8. Nama Jawatan yang yang telah dikemaskini akan terpapar di “PA30" dibawah infotype “Ors. Assignment".

Saya tidak dapat mengemaskini pemindahan data Pegawai / Kakitangan dan terpapar  mesej error "Warning: Future Action exists".

12.

Saya tidak dapat membuat pengemaskinian pemindahan data Pegawai / Kakitangan dan terapapar mesej error, "No authorization for the specified organizational assignment exists"

Sila semak Unit/Bahagian/Jabatan diantara Pegawai/kakitangan yang dikemaskini dengan pihak HR. Permasalahan tersebut terpapar adalah disebabkan berlainan Unit/Bahagian/Jabatan dengan Pegawai/kakitangan yang dikemaskini.

Memandangkan pemindahan Rekod Perkhidmatan secara kebelakangan adalah terhad sehingga 01.05.2021 sahaja, HR adalah dinasihatkan untuk :

1. Menambah data Kenaikan Pangkat sebagai contoh bermula pada 01.07.2021 sehingga 31.12.9999.
2. Menambah “Historical Job Data" (PA30) bermula pada tarikh sebenar sehingga 30.06.2021. 
   

Sila ikuti tatacara dibawah :

1. Klik “PA30", dan masukkan “Personnel Number",
2. Klik ikon “Actions" dan “Overview".
3. Klik pada rekod yang dipilih dan tambah komen dengan menekan “Edit".
4. Masukkan komen dengan menyatakan tersalah kemaskini.
5. Klik “Save".

Rekod Perkhidmatan tidak dapat dikemaskini melalui “PA40" jika tarikh penamatan adalah sebelum 01.04.2021 kerana maklumat penamatan tersebut telahpun sudah ada didalam “Historical Job Data". Dengan itu, HR bolehlah mengemaskini melalui:-

1. Klik infotype “Organizational Assignment".
2. Klik “Overview".
3. Pilih rekod yang terkini dan klik “Copy".
4. Ubah “Payroll Area" dari “GB" kepada “ZZ".
5. Tekan “Save".
   

Saya menghadapi permasalahan dalam mengemaskini penyambungan perkhidmatan bagi Pegawai / Kakitangan yang mana terpapar mesej error, 'Change before earliest retro date 01.04.2021 acc. to control rec to py area GB'.

1. Klik “PA30" dan cari “Employee ID / Personal Number".
2. Klik “Action" dan klik pada “Overview".
3. Pilih rekod yang terkini dan seterusnya tekan “Copy".
4. Pada ruang “Action", klik pada 'Execute Info Group'.
   

Sila pastikan pengemaskinian dibuat dengan lengkap, betul dan teratur.

Saya menghadapi permasalahan ketika ingin mengemaskini data secara kebelakangan iaitu sebelum September 2021. 'Change before earliest retro date 01.09.2021 acc. to control rec to py area GB'.

Ini adalah kerana tarikh retro  adalah pada 01.09.2021. Sila berhubung dengan SSM Helpdesk bagi memohon untuk membuka tarikh retro kepada 01.04.2021.

Dept HR Administrator hendaklah mengemaskini melalui:

1. “PA30" > “Organizational Assignment".
2. Klik “Overview".
3. Pilih rekod yang terkini sebagai contoh (01.09.2021) dan klik “Copy".
4. Ubah tarikh tersebut kepada tarikh Pegawai / Kakitangan berkenaan melapor diri.
5. Ubah Payroll Area daripada “ZZ" kepada “GB".
6. Klik “Save".
   

1. Klik “PA30".
2. Masukkan “Personnel Number / Nombor Kad Pengenalan".
3. Pilih rekod yang terkini dan klik “Copy Icon to Copy Record".
4. Ubah tarikh kepada tarikh pembayaran gaji seterusnya.
5. Kemaskini Payroll Area kepada “GB".
6. Klik “Save".
   

Dept HR Administrator tidak perlu mengemaskini Payroll Area ke ZZ kerana sistem secara otomatik akan mengubah Payroll Area kepada ZZ mengikut pengemaskinian data penamatan yang telah dibuat.

Pihak HR tidak perlu mengubah Payroll Area tersebut kecuali Pegawai / Kakitangan berkenaan masih lagi berkhidmat seperti Cuti Tanpa Gaji dan sebagainya.

Adakah saya perlu memaklumkan pihak Jabatan Perbendaharaan mengenai senarai Pegawai / Kakitangan yang telah menamatkan perkhidmatan?

Tidak perlu kerana data penamatan yang telah dikemaskini secara otomatik akan menamatkan juga pembayaran gaji Pegawai / kakitangan berkenaan.

Saya hanya dapat melihat tarikh tertentu sahaja bagi data Pegawai / Kakitangan secara kebelakangan.

Untuk melihat Historical Job data:

1. Klik “PA30".
2. Pilih infotype “Historical Job Data".
3. Klik “Overview".
   

Melalui infotype di atas, pihak HR bolehlah melihat data yang telah dimigrate daripada sistem GEMS.

Personnel Area secara default dalam sistem akan sentiasa terpapar 'SA – Prime Minister's Office' dimana pihak HR bolehlah mengemaskini dimana Pegawai /  Kakitangan tersebut ditempatkan dan tanggagajinya.

Saya tidak dapat menukar Subkumpulan EE (Bahagian 4) ke Bahagian III kerana punat subkumpulan EE tidak dapat ditekan.

1. Klik “PA30". Pilih “Action" dan “Overview"
2. Pilih data “Kenaikan Pangkat" dan “Copy".
3. Kemaskini rekod action page dan diubah tanggagaji kepada Bahagian III dan klik “Enter".
4. **Mesej akan terpapar dan HR hanya boleh menekan punat √ dan klik “Save".
5. Setelah maklumat tersebut disavekan, HR akan terus ke halaman “Organizational Assignment".
6.  Tukar Tarikh tamat kepada 31.12.9999.
7. HR perlu memastikan pengemaskinian Kementerian dan tanggagaji yang dikemaskini betul dan teratur.
8. Klik “Enter" sehingga pengemaskinian tersebut telahpun disaved sepenuhnya.
   

1. Klik  “PA40" dan masukkan “Personnel number" kemudian klik pada 'Execute'.
2. Pihak HR akan terus ke halaman “Action Page". Skrol kebawah untuk menukar Bahagian ke Bahagian II. Setelah diubah, klik “Save" dan HR boleh melihat Bahagian tersebut bertukar ke Bahagian II.
3. HR juga perlu mengemaskini di halaman “Organizational Assingment".
4. Akan terpapar mesej dan klik  “Continue".
5. HR akan terus ke halaman “Organizational Assigment", sila pastikan bahagian Pegawai / Kakitangan berkenaan telahpun berubah / kemaskini. Setelah dipastikan klik “Save".
6. HR adalah diarahkan untuk meneruskan pengemaskinian dalam infotype yang lainnya. Klik “Enter" sahaja sehingga berbalik semula kepada halaman “PA40".
7. Klik “PA30". Kemudian pilih “Organizational Assignment" dan klik “Overview". Dalam halaman ini, HR boleh melihat pengemaskinian Bahagian yang telah dikemaskini masih lagi dalam Bahagian IV.
8. Pilih rekod bertarikh 17.09.2020 dan klik “Copy".
9. Dalam halaman tersebut, tukar tarikh permulaaan kepada 01.04.2021 sehingga 31.12.9999. Klik “Enter". HR akan menerima beberapa amaran berwarna kuning, HR hanya perlu meneruskan “Enter" sehingga pengemaskinian rekod berkenaan telahpun disimpan sepenuhnya. ​
   

Ya, Divisyen Pegawai / Kakitangan tersebut secara otomatik akan berubah didalam sistem.

Pegawai / Kakitangan bolehlah mengemaskini maklumat Peribadi melalui SSM Employee Self-Service (ESS) di portal ssm.gov.bn.

Maklumat Rekod Perkhidmatan, Prestasi, Kelulusan dan Kursus, ianya hanya oleh dilihat (view) sahaja oleh Pegawai / Kakitangan. Perkara tersebut tidak boleh dikemaskini sendiri.

Sila berhubung dengan pihak Pentadbiran di Jabatan masing-masing untuk mengemaskini maklumat-maklumat berkenaan.

Bar upload akan sentiasa terpapar  0% sehingga punat “Save" ditekan. Lampiran akan dimuat naik secara otomatik setelah menekan punat “Save".  

Pengguna bolehlah melihat dalam “My Request" bagi memastikan lampiran yang dimuat naik berjaya disavekan oleh sistem.

Sebarang perubahan yang memerlukan  kebenaran hanya akan dapat diluluskan oleh Bahagian Pentadbiran HR/ Bahagian kewangan. Sila rujuk status permohonan seperti dibawah.

Status Permohonan:

1. Posted – Permohonan yang telah diluluskan setelah batch proses (overnight).
2. Sent – Permohonan telahpun dihantar kepada HR untuk diluluskan.
3. Withdrawn – Permohonan telahpun dibatalkan oleh Pegawai / Kakitangan sendiri.
4. Approved – Permohonan telahpun diluluskan oleh Pentadbiran HR.
5. Rejected – Permohonan telahpun ditolak oleh Bahagian Pentadbiran HR.​