Panduan dan Rujukan

 

Senarai Rangkaian Pengurusan Perubahan GEMS - Terkini April 2020

• Jabatan Perdana Menteri
• Kementerian Pertahanan
• Kementerian Hal Ehwal Luar Negeri 
  
• Kementerian Kewangan dan Ekonomi
• Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri
• Kementerian Pendidikan
• Kementerian Sumber-Sumber Utama dan Perlancongan
  
• Kementerian Hal Ehwal Ugama
  
• Kementerian Pembangunan
• Kementerian Kesihatan
• Kementerian Tenaga (Tenaga dan Tenaga Manusia) dan Perindustrian
  
• Kementerian Pengangkutan dan Infokomunikasi
• Kementerian Kebudayaan Belia Dan Sukan

Sebagai langkah awal sebelum menggunakan GEMS, adalah tanggungjawab Bahagian Pentadbiran di mana Pegawai / Kakitangan itu berkhidmat untuk memastikan Job Data Pegawai / Kakitangan tersebut telahpun di masukkan. Dalam pada masa yang sama, borang User Profile Request Form hendaklah dihadapkan ke GEMS Helpdesk bagi penetapan peranan-peranan Pegawai / Kakitangan tersebut dalam menggunakan GEMS. Sejurus selepas itu, Pegawai / Kakitangan tersebut akan diberikan ID Pengguna (User ID) dan Kata Laluan (Password) untuk mengakses GEMS.

Sebagai pengguna Self-Service, sistem ini akan membolehkan:

• permohonan dibuat secara online (seperti permohonan cuti dan permohonan kerja)
• penelitian dan pengemaskinian maklumat peribadi
• kebenaran permohonan kepada Pegawai-pegawai dan Kakitangan bawahan
• sokongan dibuat secara online untuk Pegawai-pegawai dan Kakitangan bawahan
• pengesanan dan penyemakkan status permohonan atau sokongan
  

Pengguna akan dapat melihat bahawa transaksi secara online akan mengambil masa yang lebih pendek berbanding dengan transaksi manual biasa.

Pengguna HR

Pengguna HR adalah Pegawai-pegawai dan Kakitangan yang diberikan peranan HR (Staf Pentadbiran Sumber Manusia) didalam GEMS. Sebagai Staf Pentadbiran Sumber Manusia, GEMS akan mengurangkan kerja manual dengan mengotomasi pelbagai proses. Aliran kerja kemudiannya akan diarahkan melalui sistem dan bukannya secara fizikal dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan yang lain melalui persuratan yang biasanya dilakukan.

Role-Mapping (Penentuan Peranan)

Role-Mapping (Penentuan Peranan) adalah sangat penting bagi Pegawai-pegawai dan Kakitangan Perkhidmatan Awam yang ingin menggunakan sistem GEMS. Semua warga Perkhidmatan Awam mempunyai peranan yang berbeza dijabatan masing-masing dan seorang Pegawai atau Kakitangan boleh mempunyai lebih dari satu peranan. Peranan-peranan ini adalah ditentukan oleh tugas dan jawatan Pegawai dan Kakitangan tersebut.

Reporting To (Melapor Kepada)

Reporting To (Melapor Kepada) bermaksud satu jawatan melapor kepada satu jawatan yang lebih kanan dalam Jabatan / Bahagian / yang sama atau pun di Jabatan / Bahagian / Unit yang lain atas keperluan atau oleh sebab lantikan memangku / penempatan / peminjaman.

KEPENTINGAN

Role-Mapping (Penentuan Peranan)

Untuk menggunakan GEMS Pengguna mestilah memastikan yang Role Mapping template adalah betul dan kemaskini dari masa ke semasa bagi memastikan sistem GEMS berjalan dengan lancar. Jika peranan yang diberikan kepada Pegawai dan Kakitangan tidak betul, perkara dibawah mungkin akan berlaku.

• Pegawai dan Kakitangan tidak dapat melakukan tugasannya didalam GEMS dengan berkesan.
• Notifikasi emel akan secara otomatik terhantar kepada orang yang tidak sepatutnya menerima.
• Pegawai membenarkan tidak dapat meluluskan apa-apa permohonan.

Reporting To (Melapor Kepada)

Untuk menggunakan GEMS, Pengguna mestilah memastikan Reporting To template adalah betul bagi memastikan sistem GEMS dapat berjalan dengan lancar. Jika peranan diberikan kepada Pegawai dan Kakitangan yang salah perkara dibawah mungkin akan berlaku.

• Pegawai Penilai tidak dapat membuat Penilaian Prestasi Pegawai dan Kakitangan bawahan
• Pegawai membenarkan tidak boleh meluluskan atau membuat apa-apa sokongan bagi permohonan-permohonan Pegawai dan Kakitangan bawahan.
  

MANUAL APLIKASI GEMS

• Bagi Semua Pengguna
• Kata Laluan
• Log Masuk Buat Kali Pertama
• Penukaran Kata Laluan
• Persediaan Awal Jika Terlupa Kata Laluan
• Panduan Menggunakan Pautan "Forgot Your Password" GEMS (Malay) - Dikemaskini pada 23 April 2019
• Panduan Menggunakan Pautan " Forgot Your Password" GEMS (English) - Dikemaskini pada 23 April 2019
  

• Akses

• Hal-Ehwal Emel
• Mengemaskini Emel
  

• Data Verification
• Pengesahan Data
• Mengemaskinikan Maklumat Tanggungan (Dependent Information Validation)
  

• Hal Ehwal Kehadiran​
• Hal Ehwal Kehadiran
  

• Hal-Ehwal Cuti
• Permohonan Cuti Tidak Bergaji
• Permohonan Cuti Sakit Kerajaan
• Permohonan Cuti Mandatori
  
• Permohonan Cuti Sakit Swasta
• Permohonan Cuti Menemani Suami atau Isteri bertugas di Luar Negeri
• Permohonan Cuti dan Keluar Negeri
  
• Permohonan Cuti Tanpa Keluar Negeri
  
• Permohonan Keluar Negeri
• Permohonan Cuti Sakit Disahkan Sendiri
• Permohonan Self-Isolation / Quarantine (Malay) - Dikemaskini pada 21 April 2020
• Permohonan Self-Isolation / Quarantine (English) - Dikemaskini pada 21 April 2020
  

• Peribadi
• Mengemaskini Maklumat Peribadi
  

• Penilaian Prestasi
• Penilaian Prestasi
• Mengemaskini Penilaian Prestasi Secara Kebelakangan
  
  
• Bagi Pengguna HR
  
  • Lantikan
  • Lantikan Baru
  • Lantikan Open Vote
  • Kenaikan Pangkat
  • Kenaikan Keatas Batang Tubuh
  • Pertukaran Dalam Jabatan (Unit ke unit lain)
  • Memangku
  • Penempatan
  • Mengemaskini Perubahan Tanggagaji Khas Batang Tubuh
  
  
• Hal Ehwal Perkhidmatan
• Mengemaskini Add A Person Profile
• Mengemaskini Baki Cuti
• Mengemaskini Berpindah Jabatan
• Mengemaskini Bersara
• Mengemaskini Bersara Awal
• Mengemaskini Bersara Medical Board
• Mengemaskini Dalam Percubaan
• Mengemaskini Dibuang Kerja atau Ditamatkan Perkhidmatan
• Mengemaskini Digantung Kerja
• Mengemaskini Diperbantukan
• Mengemaskini Menamatkan Perkhidmatan
• Mengemaskini Menamatkan Perkhidmatan (Disebabkan Meninggal Dunia)
• Mengemaskini Penetapan Jawatan
• Mengemaskini Pertukaran Dalam Jabatan (Unit Ke Unit Lain)
• Mengemaskini Pertukaran Nama Jawatan
• Mengemaskin Pingat-pingat (Honours and awards)
• Mengemaskini Tamat Kontrak
• Mengemaskini Reporting To (Melapor Kepada)
• Mengemaskini Pertukaran Nama Jabatan
• Mengemaskini Maklumat Latihan dan Kursus
  
• Mengemaskini Change Anniversary Date 
• Mengemaskini Cuti Tanpa Gaji
  
• Mengemaskini Kenaikkan Pangkat
• Mengemaskini Self-Isolation / Quarantine (Malay) - Dikemaskini pada 21 April 2020
• Mengemaskini Self-Isolation / Quarantine (English) - Dikemaskini pada 21 April 2020
  

• Kenaikan Gaji
• Kenaikan Gaji (Gaji Tahunan- Bulan)
• Kenaikan Gaji (Gaji Tahunan- Hari)
• Kenaikan Gaji (Gaji Tahunan EB)
• Kenaikan Gaji (Gaji Tahunan EB Khas)
  
  
• Peribadi
• Mengemaskini Emel
• Kelulusan
• 
  
• Latihan Pendek (Training)
• Latihan Dalam Perkhidmatan
• Lantikan-lantikan Jawatankuasa (Kelayakan Lain- Other Qualification)
  
  
• Hal Ehwal Cuti
• Cuti Beranak
• Cuti Naik Haji
  
  
• Hal Ehwal Kehadiran
  
• Mengemaskini Kehadiran
• Mengemaskini Kehadiran (Baru) 

• Laporan RPG
• Tatacara Menjana RPG
  
  
• Bagi Pegawai Meluluskan
  
  
• Hal Ehwal Cuti
• Meluluskan Permohonan Cuti
  
  
• Hal Ehwal Kehadiran (Untuk Line Manager)
• Mengemaskini dan Meluluskan Kehadiran
• Mengemaskini dan Meluluskan Kehadiran (Baru)
• Menjana Detailed Attendance Report 
• Menjana Attendance Rating Report
  
  

KETERANGAN

• Penerangan Melapor Kepada (Reporting To Explanation)
  

• Penerangan Penentuan Peranan (Role Mapping Explanation)

BORANG-BORANG

• Templet Penentuan Peranan (Role Mapping Template)
  

• Templet Melapur kepada (Reporting to Template)

• Borang Permohonan Latihan GEMS 
  (To download, right click mouse and select "Save target As..." or "Save Link As...")

• Borang Permohonan Perkhidmatan (Service Request Form) 
  (To download, right click mouse and select "Save target As..." or "Save Link As...")  
  

• Borang Permohonan Profil Pengguna (User Profile Request Form)
  (To download, right click mouse and select "Save target As..." or "Save Link As...")
  

PEMBERIGAAN
Poster-Poster GEMS

​ K1 - Kenali GEMS Dengan Lebih Dekat

​ K2 - Cara Memohon Cuti Tanpa Keluar Negeri

​ K3 - Cara Memohon Cuti dan Keluar Negeri

​ K4 - Cara Memohon Kebenaran Keluar Negeri

​ K5 - Pengurangan Langkah Permohonan Cuti

​ K6 - Peranan Setiap Warga Dalam Perkhidmatan Awam

​ K7 - Penilaian Prestasi

​ K11 - Tips Permohonan Cuti dan Kebenaran Keluar Negeri

​ K12 - Penentuan Peranan (Role Mapping)

​ K10 – Pengemaskinian RPG

​ K11 - Manual Aplikasi GEMS

​ K12 - Kata Laluan GEMS

​ K13 - Penilaian Prestasi GEMS

K14 - Perkhidmatan Internet GEMS

K16 - Whatsapp GEMS

K17 - iGEMS Poster

​ K18 - Lupa Kata Laluan Awda

​ K19 - CTG

• Sistem Pengurusan Kakitangan Kerajaan Government Employee Management System (GEMS) Bil: 5/2010
  
  MEMORANDUM JABATAN PERDANA MENTIRI
  
  
• Salah Satu Contoh Persuratan yang Dikeluarkan : Memorandum Jabatan Perdana Menteri Rujukan JPM/BS/104 bertarikh 8 Jamaldilawal 1435 bersamaan 10 Mac 2014
  

•  Surat Pemberitahuan Jabatan Perkhidmatan Awam Bil: 13/2014 - Penguatkuasaan Penggunaan Rekod Perkhidmatan Gems (RPG)